Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Vaasan kesäyliopisto ry – Vasa sommaruniversitet rf

Yliopistonranta 10

65200 Vaasa

044 754 5783

info@vaasankesayliopisto.fi

2. Tietosuojavastaava

Tina Martins

Yliopistonranta 10

65200 VAASA

044 754 5781

tina.martins@vaasankesayliopisto.fi

3. Rekisterin nimi

Henkilötiedot Vaasan kesäyliopistossa (ulkoinen)

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan kaikki ne Vaasan kesäyliopiston prosessit, joissa henkilötietoja käsitellään.

1.   Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat

2.   Yritysasiakkaat

3.   Opiskelijahallinta

4.   Markkinointi

5.   Kesäyliopiston hallitus

6.   Alihankinta- ja ostopalvelut

7.   Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja säilytetään lain määräämään minimiajan mukaisesti ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

1.   Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat

-        koulutuksiin liittyvä tiedotus ja muu viestintä sekä laskutus ja mahdollinen opiskelun edellytysten arviointi

2.   Yritysasiakkaat

-        myyntiin ja asiakas- sekä sidosryhmätyöhön liittyvien tietojen hallinta

3.   Opiskelijahallinta

-        Koulutuksiin tulleiden henkilöiden koulutuksen toteutukseen liittyvien tietojen hallinta

4.   Markkinointi

-        Markkinointiin liittyvien tietojen hallinta

5.   Kesäyliopiston luottamushenkilöt

-        kesäyliopiston johtokunnan toimintaan liittyvien tietojen hallinta

6.   Alihankinta- ja ostopalvelut

-        Alihankintana toteutettavien palvelujen ja ostopalveluna tehtävien toimiin liittyvien tietojen hallinta

7.   Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat

-        Työnhakijoiden ja harjoittelupaikkojen hakijoiden tietojen hallinta

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilötietojen osalta erittely kerättävistä tiedoista on tyhjentävä.

Yhteisöjen perustiedoilla tarkoitetaan ei henkilöihin sidottuja yleisiä tietoja.

1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat

- Nimi, osoite, s-posti, hetu, puhelinnumero, kotikunta, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, aiemmat koulutukset ja osaaminen sekä koulutuksen maksajan tiedot, työtilanne ja työtehtävä sekä työhön sekä opiskeluun liittyviä tietoja tapauskohtaisesti

2. Yritysasiakkaat

- yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot

3. Opiskelijahallinta

- Koulutuksen hakeutumisen yhteydessä ilmoitetut tiedot, opiskelun etenemisen seurantaan ja suorituksiin liittyvät tiedot.

4. Markkinointi

- Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden nimet, asema yrityksessä ja yhteystiedot.

5. Kesäyliopiston tiederehtori

- Hallituksen jäsenten nimi, puhelinnumero, osoite, s-posti, hetu ja tilinumero.

6. Alihankinta- ja ostopalvelut

- Yhteisön perustiedot, yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden nimi, s-posti, puhelinnumero sekä alihankintaan- ja ostopalveluun liittyvät tiedot.

7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat

- Nimi, osoite, s-posti, puhelinnumero, syntymäaika, äidinkieli, työkokemus, koulutustiedot sekä muut ko. työpaikkaan olennaisesti liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

1. Koulutuksiin tulevat henkilöasiakkaat

- Hakeutuvat henkilöt itse ilmoittavat kysytyt tiedot ilmoittautuessaan tai hakeutuessaan koulutukseen.

2. Yritysasiakkaat

- Asiakkailta itseltään, yhteydenpidossa syntyneet dokumentit ja muistiinpanot keskusteluista ja puheluista.

3. Opiskelijahallinta

- Opiskelijoilta itseltään hakeutumisvaiheessa, opettajilta opintojen etenemiseen, muut opiskeluun liittyvät tiedot koulutussihteereiltä.

4. Markkinointi

- Yritysten ja yhteisöjen verkkosivuilta sekä ostettuna erikoistuneilta palvelun tuottajilta

5. Kesäyliopiston tiederehtori

- Henkilöiltä itseltään heidän suostuessaan toimintaan.

6. Alihankinta- ja ostopalvelut

- Yhteyshenkilöiltä sopimusten solmimisen ja päivitysten yhteydessä. Kilpailutuksissa yhteisöjen kotisivuilta.

7. Työnhakijat ja harjoittelupaikkojen hakijat

- Hakijoilta itseltään